Wellness

Oneskorená odpoveď: Prečo tento rok sťahujem e-mail


Tentoraz zajtra

TO: Spolupracovníci, známi, priatelia a rodina

BCC: Každý, kto vložil moje meno do hromadného zoznamu e-mailov

TÉMA: Preberám e-mail - a prečo by ste mali, príliš

Môžem určiť presný okamih ráno, keď sa môj srdcový rytmus zrýchli, moje ramená sú napnuté a moje úrovne stresu stúpajú. Zvyčajne je to o 9:00, keď dorazím k stolu, zapnem počítač a otvorím môj e-mail. Nemalo by to byť zvlášť namáhavá úloha, ale po trávení týždňov mimo mojej obrazovky počas prázdnin som si uvedomil, že je to spúšť proti stresu, ktorá je bezpečná pri zlyhaní - a nechal som ju uniesť každé ráno ráno každé ráno. Posledných deväť rokov.

Môže to znieť melodramaticky, ale veda naznačuje, že moja odpoveď nie je izolovaná. Ping e-mailového oznámenia spustí dopamín, ktorý „vás robí zvedavými na nápady a podnecuje vaše hľadanie informácií,“ povedala Susan Weinschenk Ph.D. Psychológia dnes, „Dopamínový systém je silnejší ako opioidný systém. Máš tendenciu hľadať viac, ako si spokojný.“

Áno, táto psychologická reakcia je skutočná a predstavuje problém pre produktivitu. Podľa Weinschenka to spôsobuje „dopamínovú slučku“, v ktorej pokračujeme v kontrole e-mailov a vykonávaní úloh, ktoré v skutočnosti nepredstavujú pokrok. Štúdia uverejnená v správe Harvard Business Review v skutočnosti zistila, že obnovenie dynamiky po digitálnom rozptýlení môže trvať v priemere až 20 minút.

Hneď, ako som začal implementovať výpadok e-mailu v hodinách, keď som nemal povolenie kontrolovať alebo odpovedať na správy, moja produktivita sa zvýšila, pravdepodobne preto, že som si nastavoval svoj vlastný program. „E-mail jej toľko času,“ hovorí podnikateľ Tim Ferriss. „Po prvé, pretože je to agenda všetkých ostatných pre váš čas, často vrátane núdzových situácií. Po druhé, e-mail vám umožňuje oklamať vás, aby ste si mysleli, že ste produktívny.“ Má účinok Medusa: Na každých 10 e-mailov, na ktoré odpovieme a odstránime, ďalších 10 výhonkov namiesto nich.

Preto teraz žiadam všetkých, ktorých viem, aby rešpektovali môj digitálny priestor, ako je to jeho osobný priestor: Pošlite mi e-mail na základe potreby poznať (poďme ukončiť BCC), dôverujte, že odpoviem, keď to čas dovolí, a pochopiť, že mojou prioritou je produkovať skvelú prácu, a nie spustiť e-mailovú odpoveď rekordnou rýchlosťou. Tu je nový súbor pravidiel, ktoré som začal pracovať a prečo by mohli stáť za váš čas

PRAVIDLO 1: Nastavenie časov vypršania e-mailu

Keď nechávame e-maily otvorené celý deň, bežíme na pozadí, zatiaľ čo pracujeme na iných úlohách, rozmazáva to rozdiel medzi dvoma rôznymi pracovnými režimami: proaktívny a pohotový. E-mail nás stavia do pohotového režimu - neustále hráme dohady, píšeme ostatným ľuďom, konáme podľa ich požiadaviek a preosievame sa správami, aby sme určili, ktoré sú dôležité. Štruktúrovaním môjho dňa okolo časov výpadku e-mailu dokážem zabezpečiť, aby úlohy s pridanou hodnotou prijímali najviac vysielacieho času.

Takto to funguje v praxi:

9-10:00: Skontrolujte e-maily, odpovedzte a ukladajte ich ďalej.

10:00 - 13:00: Vykonajte prioritné úlohy (v mojom prípade vyplnenie príbehu alebo pohovor). Spolupracovníci ma pingujú, ak existuje niečo naliehavého.

1-1: 30:00: Naskenujte e-mail a iba čítajte / odpovedajte na aktuálne správy.

1: 30 - 5:00: Zamerajte sa na vedľajšie úlohy.

5 - 6:00 Skontrolujte e-maily, odpovedajte a ukladajte ich, až kým nebude doručená pošta prázdna.

PRAVIDLO 2: Vyskúšajte pravidlo jedného dotyku

Toto pravidlo je teoreticky jednoduché, ale v praxi je oveľa ťažšie: Po otvorení e-mailu si ho musíte prečítať správne a potom sledovať všetky akčné položky a ukladať ich - bez výnimiek. Môže to znieť striktne, ale toto pravidlo zabraňuje hromadeniu e-mailov, čo znamená, že svoju doručenú poštu prestanete používať ako zoznam digitálnych úloh. Namiesto toho, aby ste nechali e-maily, aby vám pripomínali dokončenie úlohy, uschovajte si zoznam úloh v papierovej podobe a e-mail odošlite preč. Považoval som za skutočne užitočné prestať otáľať.

PRAVIDLO 3: Prestaňte sa ospravedlňovať

Počas prvých pár dní testovania mojej e-mailovej rutiny (alebo anti-mailovej rutiny) som cítil veľa viny. Nakoniec som si však uvedomil, že veľmi málo e-mailov je skutočne naliehavých, a aby sme to mohli oznámiť, musíme sa stať lepšími odosielateľmi. Teraz, keď pošlem naliehavý e-mail, zistím, že je aktuálny v predmete predmetu a nastavím jasný termín, tučným písmom, v e-mailovej správe.

Jedno slovo, ktoré je teraz odstránené z môjho e-mailového slovníka? Prepáč. „Za toľko žien sa ospravedlnenie neoddeliteľne spája s našou koncepciou zdvorilosti,“ píše Sloane Crosley.New York Times op-ed. Tvrdí, že by sme sa mali prestať ospravedlňovať ako výplňové slovo s malým významom a používať asertívnejší jazyk. Koniec koncov, od príchodu 24/7 e-mailovej rutiny sa cítim menej stresovaný, sústredenejší a vyrábam lepšiu prácu ako ja v mesiacoch - a to nie je nič ľúto.